ระบบการเงินและธนาคาร

4.1 ภาพรวมของระบบการเงินและธนาคาร (An Overview)

ระบบการเงินและธนาคาร เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมระหว่างกิจการกับธนาคาร ได้แก่ การบันทึกรับชำระเงิน การบันทึกการจ่ายชำระด้วยเช็คจ่าย และการจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงผ่านเช็ครับ และเช็คจ่าย ระบบการเงินและธนาคาร เป็นระบบที่มีความสัมพันธ์กับระบบการประมวลผลในระบบอื่น จะเห็นได้จากในบทเรียนก่อนหน้าที่เกี่ยวข้องกับระบบซื้อและจ่ายชำระ หรือระบบขายและรับชำระ จะมีการใช้งานหน้าจอ Banking มาบ้างแล้ว สำหรับบทนี้ถือเป็นการอธิบายเพิ่มเติมให้เข้าใจยิ่งขึ้นว่า โปรแกรม SAP Business One จะช่วยส่งเสริมและสนับสนุนการทำงานด้านการเงินและบัญชีให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไรบ้าง

4.2 ระบบการรับชำระเงิน (Incoming Payments)

การรับชำระเงินเป็นกิจกรรมหลักของส่วนงานด้านบัญชีและการเงิน ที่มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับระบบงานอื่นๆ การรับชำระเงินของระบบธนาคาร (Banking) จะทำงานที่หน้าจอ Incoming Payments โดยตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกิจกรรมการรับชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินอันเกิดจากธุรกรรมของสถาบันการเงิน

4.3 ระบบผ่านเช็ครับ (Deposit)

การผ่านเช็ครับ เป็นการโอนกลับรายการที่เกี่ยวข้องกับเช็คที่กิจการได้รับชำระเข้ามาในกิจการ โดยปกติรายการปรับปรุงรายการผ่านเช็ครับจะเกิดขึ้นเมื่อเกิดความแน่นอนว่าธนาคารได้เรียกเก็บเงินได้ครบถ้วนถูกต้อง สามารถตรวจสอบกับบัญชีเงินฝากธนาคารของกิจการ ส่วนจะมีวิธีการผ่านรายการ ณ วันที่พบว่ารายการสมบูรณ์ หรือจะผ่านรายการตามงวด ก็สามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับนโยบายด้านการเงินของกิจการ

4.4 ระบบการจ่ายชำระเงิน (Outgoing Payments)

การจ่ายชำระเงินเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมหลักของส่วนงานด้านบัญชีและการเงิน ที่มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับระบบงานอื่นๆ การจ่ายชำระเงินสามารถทำได้ที่ระบบธนาคาร (Banking) จะทำงานที่หน้าจอ Outgoing Payments

4.5 ระบบผ่านเช็คจ่าย (Internal Reconciliations)

การผ่านเช็คจ่าย จะมีลักษณะของการประมวลผลเหมือนการผ่านเช็ครับ กล่าวคือเป็นการโอนกลับรายการที่เกี่ยวข้องกับเช็คที่กิจการได้สั่งจ่าย โดยปกติรายการปรับปรุงรายการผ่านจ่ายจะเกิดขึ้นทันทีเมื่อมีผู้นำเช็คไปขึ้นเงินเรียบร้อยแล้ว เช็คจ่ายนี้สามารถตรวจสอบกับบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวันที่สั่งจ่ายเช็ค การผ่านรายการเช็คจ่าย จะมีการโอนกลับรายการ ณ วันที่พบว่าเช็คขึ้นเงินครบถ้วนถูกต้อง ซึ่งตามหลักของการควบคุมภายในจะต้องกำหนดระบบการผ่านเช็คจ่ายให้เหมาะสมต่อไป

4.6 รายงานตรวจสอบและรายงานวิเคราะห์ (Reports)

สรุป

ระบบการเงินและธนาคาร ที่ศึกษากันในบทนี้ เน้นศึกษาเกี่ยวกับการบันทึกการรับชำระและจ่ายชำระ การปรับปรุงรายการผ่านเช็ครับและเช็คจ่าย รวมไปถึงการใช้โปรแกรม SAP Business One ช่วยในการจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารที่เป็นรายการพื้นฐาน เพื่อให้ผู้ใช้เห็นภาพและประยุกต์ใช้ได้กับเรื่องอื่นๆ ได้ สำหรับรายงานที่เกิดขึ้นจากระบบการเงินที่สำคัญคือ รายงานการรับเงินประจำวัน รายงานการจ่ายเงินประจำวัน รายงานเช็ครับ รายงานเช็คจ่าย และรายงานที่เกี่ยวข้องกับรายการปรับปรุง